Vom Mandantengespräch zum prüffähigen Vermerk.
In Minuten statt am Feierabend.
Vermerk nimmt Ihre Mandantengespräche auf, verschriftlicht sie wortgenau und fasst sie strukturiert zusammen — als prüffähigen Vermerk je Mandat. Für Steuerberaterinnen und Steuerberater in Deutschland. Aufnahme, KI-Modell und Speicher liegen vollständig in Europa — kein US-Modell liest mit.
Free-Tarif ohne Kreditkarte · jederzeit kündbar · AV-Vertrag in allen Tarifen enthalten.
Jahresabschluss 2025 — Bilanzbesprechung
- Entscheidung Investitionsabzugsbetrag für die neue Fertigungslinie wird in Anspruch genommen.
- Frist Unterlagen zur E-Bilanz bis 15. August 2026 an die Kanzlei.
- Aufgabe Herabsetzung der Vorauszahlungen 2026 beantragen — StB Sander.
… beim Investitionsabzugsbetrag würde ich zugreifen — das entlastet Sie schon bei den Vorauszahlungen in diesem Jahr.
Einverstanden. Welche Unterlagen brauchen Sie dafür von uns?
Erst beraten, dann stundenlang dokumentieren.
Jahresabschlussbesprechung, Erstberatung eines neuen Mandanten, das kurze Quartalstelefonat zur BWA: Für Sie ist jede dieser Besprechungen Routine — für Ihren Mandanten ist die Bilanzbesprechung oft der eine große Termin im Jahr. Und fast jede endet gleich: mit einer Handvoll Notizen und der Aussicht auf eine halbe bis ganze Stunde Nachbereitung aus dem Gedächtnis.
Diese Nachbereitung ist keine lästige Pflicht, sondern Ihr Haftungsschutz. Kommt es später zum Streit — nach einer Betriebsprüfung, im Regressprozess oder bei „Aussage gegen Aussage“ —, trägt im Zweifel die Kanzlei die Beweislast dafür, dass sie beraten, hingewiesen und gewarnt hat. Ohne belastbaren Aktenvermerk ist dieser Nachweis schwer zu führen; die Bundessteuerberaterkammer zählt den Beratungsvermerk deshalb zu den zentralen Instrumenten der Haftungsprävention.
Gleichzeitig fehlt die Zeit dafür: Nach der ifo-Konjunkturumfrage vom August 2025 berichten 72,7 Prozent der Rechts-, Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungskanzleien von Schwierigkeiten bei der Fachkräftesuche — der höchste Wert aller Branchen. Jede Stunde für das Abtippen von Aktennotizen fehlt in der Beratung, für die Sie bezahlt werden.
- Nach dem 60-Minuten-Termin bleiben vier Seiten Notizen und offene Fragen.
- Die Aktennotiz entsteht abends, aus der Erinnerung — Zusagen, Fristen und Details fehlen halb.
- Zusagen aus der ersten halben Stunde gehen unter, Fristen landen verspätet in der Wiedervorlage.
- Bei „Aussage gegen Aussage“ fehlt der belastbare Nachweis.
- Die App läuft im Hintergrund mit (nach dokumentierter Einwilligung) — Sie konzentrieren sich aufs Gespräch.
- Beim Verlassen des Besprechungsraums liegt der Vermerk im Dashboard: Volltext plus Zusammenfassung.
- Themen, Entscheidungen, Fristen und Aufgaben stehen strukturiert je Mandat bereit.
- Jede Zusage ist mit Zitat und Zeitmarke belegbar — prüffähig für Mandant und Berufshaftpflicht.
Aufnehmen, verschriftlichen, festhalten.
Aufnehmen
Die Desktop-App zeichnet im Hintergrund auf — vor Ort im Besprechungsraum oder online in Zoom, Teams und Meet. Ein Timer, eine Stopp-Taste.
Verschriftlichen
Die KI transkribiert in EU-Rechenzentren — wortgenau, mit Sprechertrennung und Zeitmarken.
Festhalten
Volltext plus strukturierte Zusammenfassung mit Themen, Entscheidungen und Fristen — je Mandat geordnet, als PDF, DOCX oder Markdown.
Anwendungsfälle in Ihrer Kanzlei.
Jahresabschluss- und Bilanzbesprechung
Der Termin, an dem der Mandant Sie an der Qualität misst. Vermerk hält jede Zusage, jede Rückfrage und jeden Zukunftshinweis fest — der fertige Vermerk mit Ergebnissen und To-do-Liste liegt Minuten später vor.
Erstberatung eines neuen Mandanten
Viele Fakten in kurzer Zeit: Sachverhalt, vereinbarter Auftragsumfang und erteilte Hinweise werden beweisfest dokumentiert — auch die Mandatsabgrenzung und ein abgelehntes Beratungsangebot.
Gestaltungsberatung
Bei Holding-Strukturen, Umwandlungen oder Nachfolgeplanung geht kein Freibetrag, keine Frist und kein Nebenpunkt verloren. Der Vermerk ist zugleich der Beratungsnachweis gegenüber Mandant und Berufshaftpflicht.
Betriebsprüfungs-Vorbesprechung
Die mit dem Mandanten abgestimmte Linie steht fest, bevor die Prüfung beginnt — nachvollziehbar, wer welche Position wann vereinbart hat.
Interne Teambesprechung
Aufgaben, Verantwortliche und Fristen landen strukturiert im Vermerk. Wissen bleibt in der Kanzlei — auch wenn eine Kollegin ausfällt oder das Mandat übergeben wird.
Telefonate mit Mandanten
Das 30-Minuten-Telefonat zur neuen BWA wird zur sauberen Telefonnotiz mit Datum, Anlass, Vereinbarungen und offenen Punkten — aufgenommen über Mikrofon und Systemaudio der Desktop-App; Telefonie-Integrationen sind in Vorbereitung.
Gemacht für Mandatsarbeit.
Vier Dinge, die Sie bei US-Werkzeugen vergeblich suchen — bei Vermerk sind sie eingebaut.
Einwilligung, bevor die Aufnahme beginnt.
Das unbefugte Aufzeichnen des nichtöffentlich gesprochenen Wortes ist strafbar. Vermerk fragt deshalb vor jeder Aufnahme nach der Einwilligung, hält fest, wie sie erteilt wurde, und vermerkt sie auf jedem Export. Ohne dokumentierte Einwilligung verlässt keine Aufnahme das Gerät.
Einwilligungsregister je Workspace, jede Änderung im Audit-Log.
Stellen Sie Ihren Gesprächen Fragen.
„Was haben wir Brandt im März zugesagt?“ Vermerk durchsucht Ihre Aufnahmen und antwortet mit Zitat und Zeitmarke — im Dashboard über alle Gespräche hinweg, in der Desktop-App je Aufnahme.
Je Aufnahme ab Standard — über alle Aufnahmen hinweg in Premium.
Ihre Namen. Richtig geschrieben.
Mandanten, Beteiligte, Fachbegriffe: Vermerk lernt Ihr Vokabular — automatisch aus Workspace-, Mandats- und Teilnehmernamen, ergänzt um Ihre eigene Liste — und korrigiert Transkript und Zusammenfassung entsprechend.
In allen Tarifen enthalten, im Dashboard gepflegt.
Bekannte Stimmen. Automatisch benannt.
Benennen Sie einen Sprecher einmal, erkennt Vermerk die Stimme in künftigen Aufnahmen von selbst — Transkript und Zusammenfassung tragen echte Namen statt „Sprecher 2“. Erkannt wird nur, wer dokumentiert eingewilligt hat (Art. 9 DSGVO); jedes Stimmprofil lässt sich jederzeit widerrufen, die Erkennung stoppt sofort.
Ab Standard enthalten, je Workspace zuschaltbar.
- Sprechertrennung mit Namenszuordnung
- Anonymisierte Exporte (Sprecher A, B, …)
- Eigener Briefkopf auf PDF & DOCX
- Automatische Titel & Aufgabenlisten
- Mandanten- & Teilnehmerverwaltung
- Endgültiges Löschen (Art. 17 DSGVO)
Drei Zugänge, eine Plattform.
Web, API und Desktop — ab dem ersten Tag verfügbar, auf einer gemeinsamen souveränen Basis.
Web-Dashboard
Die zentrale Oberfläche: Aufnahmen und Mandate ordnen, Transkripte prüfen und bearbeiten, Team verwalten.
- Transkript, Zusammenfassung & Fragen
- Team-Rollen & Audit-Log
- Export: PDF · DOCX · Markdown
Core API
Die Plattform, auf der alles aufsetzt. REST mit OpenAPI unter /v1/docs — für eigene Workflows und Anbindungen.
- Aufnahmen je nach Tarif bis unbegrenzt
- API-Schlüssel je Workspace
- Strikte Mandantentrennung
Desktop-App
Eine leise Hintergrund-App für macOS und Windows — signiert, notarisiert, mit automatischen Updates.
- Nimmt Mikrofon & Systemaudio auf — kein Bot im Termin
- Offline aufnehmen, später hochladen
- Globales Kürzel & Auto-Stopp bei Stille
Der Rahmen verschiebt sich. Vermerk ist darauf gebaut.
EU AI Act
Gestaffelte Pflichten für den KI-Einsatz mit vertraulichen Daten — Herkunft und Verarbeitungsweg sind zu dokumentieren.
CLOUD Act
US-Anbieter bleiben dem Zugriff US-amerikanischer Behörden ausgesetzt — auch unter dem Data Privacy Framework.
Berufsrecht
Die Verschwiegenheit von Anwälten, Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern verlangt, dass Mandantendaten Europa nicht verlassen.
Deshalb nennen wir jeden Dienstleister im Datenpfad beim Namen. Audio und Transkripte liegen verschlüsselt auf unseren Servern in Deutschland, mit einem eigenen Schlüssel je Mandat. Auch die optionale Sprechererkennung rechnet auf eigenen Servern in Deutschland — Stimmprofile werden verschlüsselt gespeichert, verlassen unsere Infrastruktur nicht und werden nur mit dokumentierter Einwilligung angelegt.
Kein externer KI-Anbieter. Im Sovereign-Tarif laufen Voxtral und Mistral auf Vermerks eigener GPU-Infrastruktur in Deutschland.
↔ wischen
| Unterauftragsverarbeiter | Zweck | Sitz |
|---|---|---|
| Hetzner Online | Datenspeicher, Hosting & Compute | Deutschland |
| Mistral AI | Transkription & Zusammenfassung | Frankreich |
| Mollie | Zahlungsabwicklung | Niederlande |
| united-domains | Deutschland |
Keine US-Unterauftragsverarbeiter. Vollständiges Verzeichnis, AV-Vertrag (DSGVO Art. 28) und TOM-Dokumentation auf Anfrage.
Gemacht für Berufsgeheimnisträger.
Beim KI-Einsatz mit Mandantendaten greifen drei Rechtskreise gleichzeitig: die DSGVO, § 203 StGB (strafrechtliche Verschwiegenheit) und § 62a StBerG (Einbindung von Dienstleistern). Ein AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO deckt den Datenschutz ab — die Verschwiegenheit nach § 203 StGB nach herrschender Auffassung nicht automatisch mit. Deshalb geht Vermerk einen Schritt weiter.
Verschwiegenheit nach § 203 StGB
Vermerk verpflichtet sich als Dienstleister in Textform zur Verschwiegenheit — mit Belehrung über die strafrechtlichen Folgen, wie § 203 Abs. 4 StGB in Verbindung mit § 62a Abs. 3 StBerG es verlangt.
AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO
In allen Tarifen enthalten. Alle Unterauftragsverarbeiter sind öffentlich einsehbar — mit Zweck, Sitz und Vertragsstatus.
Kein Training auf Mandantendaten
Ihre Aufnahmen, Transkripte und Zusammenfassungen werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Die Verarbeitung dient ausschließlich der Erbringung des Dienstes.
Aufbewahrung nach § 66 StBerG
Die Speicherdauer steigt mit dem Tarif — bis zu zehn Jahre im Sovereign-Tarif. Das deckt die Aufbewahrungsfrist für Handakten ebenso ab wie die längsten handels- und steuerrechtlichen Fristen.
Keine Rechtsberatung. Ob im Einzelfall — etwa bei Leistungen, die unmittelbar einem einzelnen Mandat dienen (§ 62a Abs. 5 StBerG) — zusätzlich die Einwilligung des Mandanten erforderlich ist, klären Sie bitte mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.
Warum kein US-Tool wie Otter, Fireflies oder ChatGPT.
Viele Aufnahme- und Transkriptionsdienste werben mit europäischem Hosting, senden Audio und Text zur Verarbeitung aber an US-KI-Modelle und unterliegen damit US-Recht. Das ist für Mandantendaten unter Berufsgeheimnis heikel — nicht wegen schlechter Technik, sondern wegen der Rechtslage.
Konkret: Otter.ai gibt im eigenen Help Center an, „Otter uses AWS services for its data storage in the AWS region West, United States“. Fireflies.ai hält in der eigenen Knowledge Base fest, dass Daten standardmäßig „stored and processed in Fireflies’ secure cloud infrastructure in the United States (AWS and GCP)“ werden — EU-Datenresidenz gibt es nur als „Private Storage“ im Enterprise-Plan, und selbst dann wird laut Anbieter in der EU nur gespeichert, verarbeitet aber weiterhin in den USA.
Der Hebel dahinter ist der CLOUD Act: Er verpflichtet US-Anbieter zur Datenherausgabe „regardless of whether the data are stored in the U.S. or on foreign soil“. Ein Serverstandort in Frankfurt schützt also nicht, solange der Anbieter US-Recht unterliegt. Generische Chatbots wie ChatGPT bieten für einzelne Kanzleien zudem regelmäßig keine berufsrechtliche Verschwiegenheitsvereinbarung nach § 203 StGB an.
Vermerk verarbeitet ausschließlich in europäischer Infrastruktur, nennt jeden Dienstleister im Datenpfad beim Namen — und verpflichtet sich gegenüber Ihrer Kanzlei zur Verschwiegenheit nach § 203 StGB.
Pro Nutzer, pro Monat.
Alle Tarife netto, zzgl. USt. Monatlich oder jährlich, jederzeit kündbar.
↔ wischen
| Free 0 €zum Testen | Standard 34,00 €/ Nutzer / Monat · 408 € / Jahr | Premium 68,00 €/ Nutzer / Monat · 816 € / Jahr | Höchste Verschwiegenheit Sovereign 119,00 €/ Nutzer / Monat · 1.428 € / Jahr | |
|---|---|---|---|---|
| Aufnahmen / Monat | 30 | unbegrenzt | unbegrenzt | unbegrenzt |
| Länge je Aufnahme | 30 Min | 2 Std | unbegrenzt | unbegrenzt |
| KI-Verarbeitung | Mistral · Paris | Mistral · Paris | Mistral · Paris | Eigene DE-Server |
| Verschlüsselung im Ruhezustand | Schlüssel je Mandat | Schlüssel je Mandat | Schlüssel je Mandat | Schlüssel je Mandat |
| Konferenzraum-Mikrofon | — | — | Jabra Speak2 55* | Jabra Speak2 75* |
| Export (PDF · DOCX · MD) | ||||
| Fragen an eine Aufnahme (KI) | — | — | ||
| Fragen über alle Aufnahmen (KI) | — | — | — | |
| Eigenes Vokabular | ||||
| Sprechererkennung (Stimmprofile) | — | |||
| Telefonie-Integrationen | — | — | geplant | geplant |
| Speicherdauer | 90 Tage | 1 Jahr | 6 Jahre | 10 Jahre |
| Nutzer / Workspace | 1 | bis 5 | bis 25 | bis 10 |
| Support | — | Priorität | Priorität | |
| Kostenlos starten | Wählen | Wählen | Gespräch anfragen |
*Konferenzraum-Mikrofon bei jährlicher Zahlung im Tarif enthalten, bei monatlicher Zahlung optional zubuchbar. Zahlung über Mollie — SEPA-Lastschrift oder Kreditkarte. AVV inklusive. Premium und Sovereign erfüllen die berufsrechtliche Aufbewahrungspflicht für Handakten (6 Jahre, § 50 BRAO); Sovereign deckt mit 10 Jahren auch die längsten handels- und steuerrechtlichen Fristen ab. Ab 10 Nutzern empfehlen wir Enterprise.
Enterprise
Eigene KI-Modelle und Datenspeicher auf vollständig isolierten, dedizierten Servern — auf Wunsch On-Premise in Ihrem eigenen Rechenzentrum. Eigener AVV, benannter Ansprechpartner.
Für Steuerberater: Die Aufbewahrungsfrist für Handakten beträgt zehn Jahre (§ 66 StBerG) — der Sovereign-Tarif deckt sie mit zehn Jahren Speicherdauer vollständig ab.
Häufige Fragen von Steuerberatern.
Darf ich Mandantengespräche überhaupt aufzeichnen?
Ja — mit Einwilligung aller Beteiligten. Das unbefugte Aufzeichnen des nichtöffentlich gesprochenen Wortes ist nach § 201 StGB strafbar; ein bloßer Hinweis oder Schweigen genügt nicht. Vermerk fragt vor jeder Aufnahme nach der Einwilligung, dokumentiert sie im Einwilligungsregister und vermerkt sie auf jedem Export. Ohne dokumentierte Einwilligung wird keine Aufnahme hochgeladen.
Ist KI-Transkription mit der Verschwiegenheitspflicht nach § 203 StGB vereinbar?
Ja, wenn die Voraussetzungen erfüllt sind: ein AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO, Verarbeitung in der EU und — nach herrschender Auffassung — eine Verschwiegenheitsverpflichtung des Dienstleisters nach § 203 Abs. 4 StGB in Verbindung mit § 62a StBerG. Vermerk erfüllt alle drei: Die Verarbeitung erfolgt in Deutschland und Europa, der AV-Vertrag ist in allen Tarifen enthalten, und Vermerk verpflichtet sich in Textform zur Verschwiegenheit — mit Belehrung über die strafrechtlichen Folgen. Diese Antwort ist keine Rechtsberatung; lassen Sie den Einsatz durch Ihren Datenschutzbeauftragten prüfen.
Brauche ich die Einwilligung meiner Mandanten für den KI-Einsatz?
Für kanzleiweite Infrastruktur grundsätzlich nicht: § 62a Abs. 1 StBerG erlaubt es, Dienstleistern den Zugang zu verschwiegenheitspflichtigen Tatsachen ohne Mandanteneinwilligung zu eröffnen, wenn die vertraglichen Anforderungen erfüllt sind. Dient eine Leistung jedoch unmittelbar einem einzelnen Mandat, verlangt § 62a Abs. 5 StBerG die Einwilligung des Mandanten. Die Abgrenzung sollten Sie im Einzelfall prüfen.
Wo liegen meine Daten — und wer kann sie lesen?
Audio, Transkripte, Zusammenfassungen und Exporte liegen bei Hetzner in Deutschland und werden vor der Speicherung auf unseren Servern mit AES-256-GCM verschlüsselt: ein zufälliger Schlüssel je Aufnahme, gekapselt durch einen Schlüssel je Mandant. Unverschlüsselt existieren die Daten nur während der KI-Verarbeitung im Arbeitsspeicher. Auf Ihrem eigenen Rechner schützt die Desktop-App ihre Daten über Dateirechte — dort setzen wir aktivierte Festplattenverschlüsselung (FileVault bzw. BitLocker) voraus.
Welche KI-Modelle lesen mit?
Voxtral für die Transkription und Mistral für die Zusammenfassung, betrieben von Mistral AI in Frankreich unter europäischem Recht. Im Sovereign-Tarif laufen die Modelle auf Vermerks eigener Infrastruktur in Deutschland. Ein US-Anbieter kommt im Datenpfad nicht vor.
Erhalte ich einen AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO?
Ja, der Auftragsverarbeitungsvertrag ist in allen Tarifen enthalten. Alle Unterauftragsverarbeiter sind öffentlich einsehbar — mit Zweck, Sitz und Vertragsstatus. Zusätzlich stellt Vermerk Berufsgeheimnisträgern eine Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 203 Abs. 4 StGB / § 62a StBerG bereit.
Funktioniert Vermerk mit Teams, Zoom und Google Meet?
Ja. Die Desktop-App nimmt Mikrofon und Systemaudio direkt auf Ihrem Rechner auf — unabhängig von der Besprechungssoftware. Es tritt kein Bot dem Termin bei, und die Gegenseite muss kein Werkzeug installieren.
Funktioniert Vermerk mit DATEV?
Eine DATEV-Integration ist in Planung. Heute exportieren Sie Vermerke als PDF, DOCX oder Markdown und übernehmen sie in Ihre Kanzleisoftware oder DMS-Ablage; für eigene Anbindungen steht außerdem eine REST-Schnittstelle (OpenAPI) bereit.
Werden meine Aufnahmen zum Training der KI verwendet?
Nein. Ihre Aufnahmen, Transkripte und Zusammenfassungen werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Die Verarbeitung dient ausschließlich der Erbringung des Dienstes und erfolgt in europäischer Infrastruktur ohne US-Unterauftragsverarbeiter.
Was passiert mit meinen Daten bei Kündigung?
Sie exportieren jederzeit alles als PDF, DOCX oder Markdown. Gelöschte Aufnahmen werden endgültig gelöscht (Art. 17 DSGVO); die Speicherdauer richtet sich nach Ihrem Tarif — von 90 Tagen im Free-Tarif bis 10 Jahren im Sovereign-Tarif.
Kann ich Vermerk kostenlos testen?
Ja. Der Free-Tarif umfasst 30 Aufnahmen pro Monat mit je bis zu 30 Minuten — ohne Kreditkarte, jederzeit kündbar. Ein Upgrade ist später direkt im Dashboard möglich.
Der nächste Vermerk schreibt sich von selbst.
Kostenlos starten, App laden, erstes Gespräch aufnehmen — der fertige Vermerk liegt wenige Minuten später im Dashboard.
Free-Tarif ohne Kreditkarte · macOS 14.4+ · Windows 11 (64-bit) · signiert & notarisiert · ca. 5 MB