Bilanzbesprechung am Tisch, BWA-Telefonat am Rechner, Nachfolgeberatung im Videocall: Vermerk dokumentiert jedes Mandantengespräch mit Entscheidungen, Fristen und Aufgaben, geordnet je Mandant, und beantwortet Ihre Fragen auch Jahre später mit Zitat und Zeitmarke. Verschlüsselt gespeichert in Deutschland, verarbeitet nur in der EU, mit Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 203 StGB.
Free-Tarif ohne Kreditkarte · 30 Aufnahmen im Monat · AV-Vertrag in allen Tarifen.
Jahresabschluss 2025: Bilanzbesprechung
… beim Investitionsabzugsbetrag würde ich zugreifen, das entlastet Sie schon bei den Vorauszahlungen in diesem Jahr.
Einverstanden. Welche Unterlagen brauchen Sie dafür von uns?
Bilanzbesprechung am Besprechungstisch, Erstberatung eines neuen Mandanten, das kurze Quartalstelefonat zur BWA: Für Sie ist jede dieser Besprechungen Routine, für Ihren Mandanten ist die Bilanzbesprechung oft der eine große Termin im Jahr. Fast jede endet gleich: mit einer Handvoll Notizen und einer halben bis ganzen Stunde Nachbereitung aus dem Gedächtnis. Zeit, die fehlt: Nach der ifo-Konjunkturumfrage vom August 2025 berichten 72,7 Prozent der Rechts-, Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungskanzleien von Schwierigkeiten bei der Fachkräftesuche, der höchste Wert aller Branchen.
Gebraucht wird die Notiz oft erst Jahre später: wenn die Betriebsprüfung nach einer damals abgestimmten Gestaltung fragt, wenn die Nachfolge ansteht oder der Mandant wissen will, was beim Jahresabschluss vereinbart war. Dann beginnt die Suche in Handakte, Postfach und Notizbuch, und was nicht aufgeschrieben wurde, ist verloren.
Dazu kommt die Haftung. Kommt es zum Streit, etwa im Regressprozess oder bei „Aussage gegen Aussage“, trägt im Zweifel die Kanzlei die Beweislast dafür, dass sie beraten, hingewiesen und gewarnt hat. Die Bundessteuerberaterkammer zählt den Beratungsvermerk deshalb zu den zentralen Instrumenten der Haftungsprävention.
Vor Ort, im Videocall oder am Telefon: Vermerk nimmt im Hintergrund auf, ganz ohne Bot im Termin.
Wenige Minuten später liegen Transkript und Zusammenfassung vor, mit Entscheidungen, Fristen und Aufgaben, geordnet je Mandant.
„Was haben wir Brandt im März zugesagt?“ Sie fragen, Vermerk antwortet mit Zitat und Zeitmarke, auch Jahre später.
Der Termin, an dem der Mandant Sie an der Qualität misst. Das Konferenzmikrofon steht in der Mitte des Tisches, kein Laptop zwischen Ihnen und dem Mandanten. Minuten später liegt der Vermerk mit Ergebnissen, Fristen und Aufgabenliste vor.
Das Quartalstelefonat zur neuen BWA, geführt am Rechner über Softphone, Headset oder Teams: Vermerk nimmt Mikrofon und Systemaudio auf und macht daraus eine Telefonnotiz mit Datum, Anlass, Vereinbarungen und offenen Punkten.
Bei Unternehmensnachfolge, Holding-Strukturen oder Umwandlungen geht kein Freibetrag, keine Frist und kein Nebenpunkt verloren. Steht die Übergabe Jahre später an, fragen Sie nach, was damals besprochen wurde, und erhalten die Antwort mit Zitat und Zeitmarke.
Geprüft werden Veranlagungsjahre, die oft Jahre zurückliegen. Mit Vermerk finden Sie die Besprechungen von damals je Mandant wieder, samt der abgestimmten Linie: wer welche Position wann vereinbart hat. Auch die Vorbesprechung vor der Prüfung ist festgehalten.
Viele Fakten in kurzer Zeit: Sachverhalt, vereinbarter Auftragsumfang und erteilte Hinweise stehen vollständig im Vermerk, auch die Mandatsabgrenzung und ein abgelehntes Beratungsangebot.
Aufgaben, Verantwortliche und Fristen landen strukturiert im Vermerk. Wissen bleibt in der Kanzlei, auch wenn eine Kollegin ausfällt oder das Mandat übergeben wird.
Vier Dinge, die Kanzleien im Alltag brauchen. Bei Vermerk sind sie eingebaut.
„Was haben wir Brandt im März zugesagt?“ Vermerk durchsucht Ihre Aufnahmen und antwortet mit Zitat und Zeitmarke. Im Dashboard über alle Gespräche hinweg, in der Desktop-App je Aufnahme.
Je Aufnahme in Standard und Premium, über alle Aufnahmen hinweg in Premium.
Das unbefugte Aufzeichnen des nichtöffentlich gesprochenen Wortes ist strafbar. Vermerk fragt deshalb vor jeder Aufnahme nach der Einwilligung, hält fest, wie sie erteilt wurde, und vermerkt sie auf jedem Export. Ohne dokumentierte Einwilligung verlässt keine Aufnahme das Gerät.
Einwilligungsregister je Workspace, jede Änderung im Audit-Log.
Mandanten, Beteiligte, Fachbegriffe: Vermerk lernt Ihr Vokabular automatisch aus Workspace-, Mandats- und Teilnehmernamen, ergänzt um Ihre eigene Liste, und korrigiert Transkript und Zusammenfassung entsprechend.
In allen Tarifen enthalten, im Dashboard gepflegt.
Benennen Sie einen Sprecher einmal, erkennt Vermerk die Stimme in künftigen Aufnahmen von selbst. Transkript und Zusammenfassung tragen dann echte Namen statt „Sprecher 2“. Erkannt wird nur, wer dokumentiert eingewilligt hat (Art. 9 DSGVO); jedes Stimmprofil lässt sich jederzeit widerrufen, die Erkennung stoppt sofort.
Ab Standard enthalten, je Workspace zuschaltbar.
Web, API und Desktop: ab dem ersten Tag verfügbar, auf einer gemeinsamen souveränen Basis.
Die zentrale Oberfläche: Aufnahmen und Mandate ordnen, Transkripte prüfen und bearbeiten, Team verwalten.
Die Plattform, auf der alles aufsetzt. REST mit OpenAPI unter /v1/docs, für eigene Workflows und Anbindungen.
Eine leise Hintergrund-App für macOS und Windows, mit automatischen Updates.
Wer KI im Beruf einsetzt, muss für ausreichende KI-Kompetenz sorgen (Art. 4). Weitere Pflichten folgen gestaffelt.
US-Anbieter bleiben dem Zugriff US-amerikanischer Behörden ausgesetzt, auch unter dem Data Privacy Framework.
Wer Dienstleister an Mandantendaten lässt, muss sie sorgfältig auswählen und zur Verschwiegenheit verpflichten, im Ausland nur bei vergleichbarem Geheimnisschutz.
Audio und Transkripte liegen verschlüsselt auf unseren Servern in Deutschland, mit eigenem Schlüssel je Aufnahme, und werden nur in der EU verarbeitet. Vermerk verpflichtet sich zur Verschwiegenheit nach § 203 StGB, der AV-Vertrag ist in allen Tarifen enthalten. Stimmprofile entstehen nur mit dokumentierter Einwilligung und verlassen unsere Server nie.
Kein externer KI-Anbieter. Im Sovereign-Tarif richten wir die KI-Modelle zum Vertragsstart auf eigener GPU-Infrastruktur in Deutschland ein.
↔ wischen
| Daten | Schutz | Ort |
|---|---|---|
| Audio und Transkripte | Verschlüsselt, eigener Schlüssel je Aufnahme | Deutschland |
| Transkript und Zusammenfassung | Keine Speicherung beim Dienstleister, kein Training | EU |
| Stimmprofile | Nur mit dokumentierter Einwilligung | Deutschland |
| Aufbewahrung | Je nach Tarif bis zu zehn Jahre, Export jederzeit | Deutschland |
Keine US-Unterauftragsverarbeiter. Alle Dienstleister im Datenpfad mit Sitz und AV-Vertrag stehen auf unserer Transparenzseite; TOM-Dokumentation auf Anfrage.
Beim KI-Einsatz mit Mandantendaten greifen drei Rechtskreise gleichzeitig: die DSGVO, § 203 StGB (strafrechtliche Verschwiegenheit) und § 62a StBerG (Einbindung von Dienstleistern). Ein AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO deckt den Datenschutz ab, die Verschwiegenheit nach § 203 StGB nach herrschender Auffassung aber nicht automatisch mit. Deshalb geht Vermerk einen Schritt weiter.
Vermerk verpflichtet sich als Dienstleister in Textform zur Verschwiegenheit, mit Belehrung über die strafrechtlichen Folgen, wie § 203 Abs. 4 StGB in Verbindung mit § 62a Abs. 3 StBerG es verlangt. In allen Tarifen.
In allen Tarifen enthalten. Alle Unterauftragsverarbeiter sind öffentlich einsehbar, mit Zweck, Sitz und Vertragsstatus.
Transkript und Zusammenfassung entstehen bei einem KI-Dienstleister mit Sitz in der EU, ohne Speicherung beim Dienstleister. Ihre Aufnahmen, Transkripte und Zusammenfassungen trainieren keine KI-Modelle, in keinem Tarif.
Die Speicherdauer steigt mit dem Tarif, bis zu zehn Jahre im Sovereign-Tarif. Das entspricht der Aufbewahrungsfrist für Handakten ebenso wie den längsten handels- und steuerrechtlichen Fristen. Über die ganze Zeit bleibt jeder Vermerk durchsuchbar und exportierbar.
Keine Rechtsberatung. Ob im Einzelfall, etwa bei Leistungen, die unmittelbar einem einzelnen Mandat dienen (§ 62a Abs. 5 StBerG), zusätzlich die Einwilligung des Mandanten erforderlich ist, klären Sie bitte mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.
Viele bekannte Werkzeuge speichern und verarbeiten in den USA. Otter nutzt laut eigenem Help Center AWS in der Region US West. Fireflies speichert und verarbeitet laut eigener Knowledge Base standardmäßig in US-Infrastruktur (AWS und GCP); EU-Speicherung gibt es nur im Enterprise-Plan, verarbeitet wird auch dann in den USA. Als US-Anbieter unterliegen beide dem CLOUD Act, der zur Herausgabe von Daten verpflichtet, unabhängig vom Serverstandort. Generische Chatbots wie ChatGPT bieten einzelnen Kanzleien zudem regelmäßig keine Verschwiegenheitsvereinbarung nach § 203 StGB an.
Vermerk ist für Kanzleien gebaut: Gespräche am Tisch, im Videocall und am Telefon, geordnet je Mandant und über Jahre auffindbar. Gespeichert wird in Deutschland, verarbeitet nur in der EU, jeder Dienstleister im Datenpfad ist öffentlich benannt, und die Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 203 StGB gilt in allen Tarifen.
Alle Tarife netto, zzgl. USt. Monatlich oder jährlich, jederzeit kündbar.
0 €dauerhaft
34,00 €/ Nutzer / Monat · 408 € / Jahr
68,00 €/ Nutzer / Monat · 816 € / Jahr
119,00 €/ Nutzer / Monat · 1.428 € / Jahr
| Free 0 €dauerhaft | Standard 34,00 €/ Nutzer / Monat · 408 € / Jahr | Premium 68,00 €/ Nutzer / Monat · 816 € / Jahr | Höchste Verschwiegenheit Sovereign 119,00 €/ Nutzer / Monat · 1.428 € / Jahr | |
|---|---|---|---|---|
| Aufnahmen / Monat | 30 | unbegrenzt | unbegrenzt | unbegrenzt |
| Länge je Aufnahme | 30 Min | 2 Std | unbegrenzt | unbegrenzt |
| KI-Verarbeitung | in der EU | in der EU | in der EU | Eigene Server in DE2 |
| Verschlüsselung im Ruhezustand | Schlüssel je Aufnahme | Schlüssel je Aufnahme | Schlüssel je Aufnahme | Schlüssel je Aufnahme |
| Konferenzraum-Mikrofon | — | — | Jabra Speak2 551 | Jabra Speak2 751 |
| Export (PDF · DOCX · MD) | ||||
| Fragen an eine Aufnahme (KI) | — | —3 | ||
| Fragen über alle Aufnahmen (KI) | — | — | —3 | |
| Eigenes Vokabular | ||||
| KI-Anwendungen verbinden (MCP) | ||||
| Sprechererkennung (Stimmprofile) | — | |||
| Speicherdauer | 90 Tage | 1 Jahr | 6 Jahre | 10 Jahre |
| Nutzer / Workspace | 1 | bis 5 | bis 25 | bis 104 |
| Support | — | Priorität | Priorität | |
| Kostenlos starten | Wählen | Wählen | Gespräch anfragen |
Zahlung über Mollie per SEPA-Lastschrift oder Kreditkarte. AVV inklusive. Premium und Sovereign erfüllen die berufsrechtliche Aufbewahrungspflicht für Handakten (6 Jahre, § 50 BRAO); Sovereign deckt mit 10 Jahren auch die längsten handels- und steuerrechtlichen Fristen ab.
Eigene KI-Modelle und Datenspeicher auf vollständig isolierten, dedizierten Servern, auf Wunsch On-Premise in Ihrem eigenen Rechenzentrum. Eigener AVV, benannter Ansprechpartner.
Für Steuerberater: Die Aufbewahrungsfrist für Handakten beträgt zehn Jahre (§ 66 StBerG). Der Sovereign-Tarif speichert zehn Jahre, und jeder Vermerk lässt sich jederzeit als PDF oder Word in die Handakte übernehmen.
Ja, mit Einwilligung aller Beteiligten. Das unbefugte Aufzeichnen des nichtöffentlich gesprochenen Wortes ist nach § 201 StGB strafbar. Vermerk fragt deshalb vor jeder Aufnahme nach der Einwilligung, dokumentiert sie im Einwilligungsregister und vermerkt sie auf jedem Export. Ohne dokumentierte Einwilligung wird keine Aufnahme hochgeladen.
Ja. Jede Aufnahme ist je Mandant abgelegt und im Dashboard durchsuchbar, in allen Tarifen. Ab Standard stellen Sie einer Aufnahme Fragen, in Premium über alle Aufnahmen hinweg, etwa „Was haben wir Familie Sommer damals zur Übergabe zugesagt?“. Die Antwort kommt mit Zitat und Zeitmarke. Gespeichert wird je nach Tarif bis zu zehn Jahre: sechs Jahre in Premium, zehn Jahre in Sovereign.
Ja, wenn die Voraussetzungen erfüllt sind: ein AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO, Verarbeitung in der EU und, nach herrschender Auffassung, eine Verschwiegenheitsverpflichtung des Dienstleisters nach § 203 Abs. 4 StGB in Verbindung mit § 62a StBerG. Vermerk erfüllt alle drei: Gespeichert wird in Deutschland, verarbeitet nur in der EU, der AV-Vertrag ist in allen Tarifen enthalten, und Vermerk verpflichtet sich in Textform zur Verschwiegenheit, mit Belehrung über die strafrechtlichen Folgen. Diese Antwort ist keine Rechtsberatung; lassen Sie den Einsatz durch Ihren Datenschutzbeauftragten prüfen.
Für kanzleiweite Infrastruktur grundsätzlich nicht: § 62a Abs. 1 StBerG erlaubt es, Dienstleistern den Zugang zu verschwiegenheitspflichtigen Tatsachen ohne Mandanteneinwilligung zu eröffnen, wenn die vertraglichen Anforderungen erfüllt sind. Dient eine Leistung jedoch unmittelbar einem einzelnen Mandat, verlangt § 62a Abs. 5 StBerG die Einwilligung des Mandanten. Die Abgrenzung sollten Sie im Einzelfall prüfen.
Audio, Transkripte, Zusammenfassungen und Exporte liegen bei Hetzner in Deutschland und werden vor der Speicherung auf unseren Servern mit AES-256-GCM verschlüsselt: ein zufälliger Schlüssel je Aufnahme, gekapselt durch einen Schlüssel je Kanzlei-Workspace. Unverschlüsselt existieren die Daten nur während der KI-Verarbeitung im Arbeitsspeicher. Auf Ihrem eigenen Rechner schützt die Desktop-App ihre Daten über Dateirechte; dort setzen wir aktivierte Festplattenverschlüsselung (FileVault bzw. BitLocker) voraus.
Transkript und Zusammenfassung entstehen bei einem KI-Dienstleister mit Sitz in der EU, unter AV-Vertrag, ohne Speicherung und ohne Training. Alle Dienstleister im Datenpfad nennen wir auf unserer Transparenzseite beim Namen. Im Sovereign-Tarif richten wir die Modelle zum Vertragsstart auf eigener GPU-Infrastruktur in Deutschland ein.
Ja, der Auftragsverarbeitungsvertrag ist in allen Tarifen enthalten. Alle Unterauftragsverarbeiter sind öffentlich einsehbar, mit Zweck, Sitz und Vertragsstatus. Zusätzlich stellt Vermerk Berufsgeheimnisträgern eine Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 203 Abs. 4 StGB und § 62a StBerG bereit.
Ja. Die Desktop-App nimmt Mikrofon und Systemaudio direkt auf Ihrem Rechner auf, unabhängig von der Besprechungssoftware. Es tritt kein Bot dem Termin bei, und die Gegenseite muss kein Werkzeug installieren.
Für Gespräche am Besprechungstisch: Das Mikrofon steht in der Mitte und nimmt alle Stimmen im Raum auf. Ein Laptop oder ein anderes Gerät muss dafür nicht auf dem Tisch stehen, Ihr Rechner kann an der Seite bleiben. Zwischen Ihnen und dem Mandanten steht also nichts, und der fertige Vermerk liegt wenige Minuten nach dem Gespräch vor.
Bei jährlicher Zahlung ist ein Mikrofon pro Workspace für die Dauer des Vertrags inklusive: im Premium-Tarif ein Jabra Speak2 55, im Sovereign-Tarif ein Jabra Speak2 75. Weitere Geräte, oder das Mikrofon bei monatlicher Zahlung, kosten 79 € (Speak2 55) bzw. 129 € (Speak2 75) pro Gerät und Jahr, zzgl. MwSt. Die Geräte sind geliehen: Bei einem Defekt tauschen wir sie aus, bei Vertragsende gehen sie an uns zurück.
Wir suchen gerade die ersten Pilot-Kanzleien, mit denen wir die Anbindung an DATEV DMS einführen, damit Vermerk sich noch nahtloser in den Kanzleialltag einfügt. Wenn Sie dabei sein möchten, schreiben Sie uns an kontakt@vermerk.eu. Bis dahin lässt sich jeder Vermerk als PDF oder Word exportieren und in Ihrer DATEV-Akte ablegen.
Sie exportieren jederzeit alles als PDF, DOCX oder Markdown. Gelöschte Aufnahmen werden endgültig gelöscht (Art. 17 DSGVO); die Speicherdauer richtet sich nach Ihrem Tarif: von 90 Tagen im Free-Tarif bis 10 Jahren im Sovereign-Tarif.
Ja. Der Free-Tarif ist dauerhaft kostenlos und keine befristete Testphase: 30 Aufnahmen pro Monat mit je bis zu 30 Minuten, ohne Kreditkarte, jederzeit kündbar. Ein Upgrade ist später direkt im Dashboard möglich.
Kostenlos starten, App laden, erstes Gespräch aufnehmen: Der fertige Vermerk liegt wenige Minuten später im Dashboard.
Free-Tarif ohne Kreditkarte · macOS 14.4+ · Windows 11 (64-bit) · ca. 5 MB