KI in der Steuerkanzlei: Der Praxis-Leitfaden

Wo KI in Kanzleien heute steht

Zwei Kräfte treiben den KI-Einsatz in Steuerkanzleien. Die erste ist der Personalmarkt: Nach der ifo-Konjunkturumfrage vom August 2025 berichten 72,7 Prozent der Rechts-, Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungskanzleien von Schwierigkeiten bei der Fachkräftesuche, der höchste Wert aller Branchen. Jede Stunde Routinearbeit, die Software übernimmt, entlastet Menschen, die es auf dem Markt nicht mehr gibt.

Die zweite Kraft ist die Reife der Werkzeuge: Was vor zwei Jahren Experiment war, ist heute Produktkategorie, vom Belegleser bis zum Gesprächsprotokoll. Damit verschiebt sich die Frage. Sie lautet nicht mehr, ob eine Kanzlei KI einsetzt, sondern wo zuerst und unter welchen rechtlichen Bedingungen.

Die vier Einsatzfelder

1. Belegverarbeitung und Buchhaltung Das reifste Feld: automatische Belegerkennung, Kontierungsvorschläge, Anomalie-Prüfung. In den meisten Kanzleien über die Kanzleisoftware bereits im Einsatz.
2. Recherche und Textarbeit Steuerrechtliche Recherche, Entwürfe für Schreiben und Einsprüche, Zusammenfassungen von Bescheiden. Hier gilt die schärfste Sorgfaltspflicht: Generische Chatbots sind für Mandantendaten regelmäßig tabu, spezialisierte Fachtools mit geprüftem Datenpfad die Alternative.
3. Mandantenkommunikation E-Mail-Entwürfe, Erstauskünfte, Fristenkommunikation. Der Nutzen ist real, der Kontrollaufwand auch, denn jede Auskunft bleibt eine Auskunft der Kanzlei.
4. Gesprächsdokumentation Das jüngste Feld, und eines mit viel ungenutztem Potenzial: Mandantengespräche vor Ort, im Videocall und am Telefon aufnehmen, als strukturierten Vermerk je Mandant ablegen und Jahre später gezielt wiederfinden. Wie das funktioniert, zeigt die Seite Protokoll mit KI schreiben, warum es sich lohnt, der Leitfaden Mandantengespräche dokumentieren.

Der Rechtsrahmen: vier Normen, ein System

Beim KI-Einsatz mit Mandantendaten greifen vier Rechtskreise ineinander. Wer sie einmal sortiert hat, kann jede Tool-Entscheidung daran prüfen:

• DSGVO (Art. 28): Jeder externe Dienst, der personenbezogene Daten verarbeitet, braucht einen Auftragsverarbeitungsvertrag, transparente Subprozessoren und einen rechtssicheren Umgang mit Drittlandtransfers.
• § 203 StGB: Die strafbewehrte Verschwiegenheit. Ein AV-Vertrag deckt sie nach herrschender Auffassung nicht automatisch mit ab, es braucht die Verpflichtung des Dienstleisters zur Verschwiegenheit in Textform. Die Details erklärt der Leitfaden zu § 203 StGB und KI-Software.
• § 62a StBerG: Regelt, wie Steuerberater Dienstleister einbinden dürfen: für kanzleiweite Infrastruktur grundsätzlich ohne Mandanteneinwilligung, bei Leistungen unmittelbar für ein einzelnes Mandat mit Einwilligung (§ 62a Abs. 5 StBerG).
• § 201 StGB: Betrifft speziell die Gesprächsdokumentation: Das unbefugte Aufzeichnen des nichtöffentlich gesprochenen Wortes ist strafbar. Aufnahmen brauchen die dokumentierte Einwilligung aller Beteiligten.

Auswahlkriterien: die 7-Punkte-Checkliste

Sieben Fragen trennen einsetzbare Werkzeuge von riskanten. Sie funktionieren für jedes KI-Tool, von der Belegerkennung bis zum Protokoll-Assistenten:

1. Hosting Wo liegen die Daten physisch, und wer betreibt die Infrastruktur? Ein Serverstandort in der EU nützt wenig, wenn der Betreiber US-Recht unterliegt.
2. Subprozessoren Sind alle Dienstleister im Datenpfad namentlich benannt, mit Sitz und Zweck? Verweigert ein Anbieter die Liste, ist die Prüfung beendet.
3. AVV und Verschwiegenheit Gibt es den AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO in allen Tarifen, und bietet der Anbieter Berufsgeheimnisträgern die Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 203 Abs. 4 StGB?
4. Training Werden Ihre Daten zum Training von KI-Modellen verwendet? Die Zusage muss ausdrücklich sein, „de-identifiziert" ist keine Entwarnung.
5. Speicherdauer und Löschung Gibt es klare Speicher- und Löschfristen, und passen sie zu den berufsrechtlichen Aufbewahrungspflichten der Handakte? Ein Gespräch, das nach wenigen Wochen gelöscht ist, hilft bei der Rückfrage drei Jahre später nicht.
6. Mandatslogik Lassen sich Daten je Mandant trennen, berechtigen, durchsuchen und exportieren? Ein Werkzeug, das alle Gespräche in einen Topf wirft, passt nicht zur Aktenführung einer Kanzlei.
7. Export Kommen die Ergebnisse in offenen Formaten heraus (PDF, DOCX, Markdown, API), damit sie in Kanzleisoftware und DMS weiterleben?

US-Tools gegen europäische Lösungen

Die meisten bekannten KI-Assistenten stammen von US-Anbietern oder verarbeiten über US-Infrastruktur. Der CLOUD Act verpflichtet US-Anbieter zur Datenherausgabe unabhängig vom Serverstandort, ein Rechenzentrum in Frankfurt ändert daran nichts. Für Kanzleien ist deshalb nicht die Marketingaussage „DSGVO-konform" entscheidend, sondern die Frage, welchem Recht der Anbieter und seine Subprozessoren unterliegen. Die Einzelvergleiche zeigen die Datenpfade im Detail:

• Vermerk und Otter AI im Vergleich
• Vermerk und Fireflies im Vergleich
• Vermerk und Jamie im Vergleich
• Vermerk und Sally im Vergleich
• Vermerk und Granola im Vergleich
• Vermerk und Bliro im Vergleich

Schritt für Schritt einführen

1. Ein Einsatzfeld wählen Nicht alles auf einmal. Das beste Startfeld ist eines mit hohem Zeitgewinn und klarem Rechtsrahmen, in vielen Kanzleien die Gesprächsdokumentation oder die Belegverarbeitung.
2. Datenpfad prüfen Die 7-Punkte-Checkliste mit dem Datenschutzbeauftragten durchgehen, AVV und Verschwiegenheitsverpflichtung abschließen, Verarbeitungsverzeichnis ergänzen.
3. Einwilligungsprozess aufsetzen Für die Gesprächsdokumentation: festlegen, wie Mandanten einwilligen (vorab schriftlich oder im Termin) und wo die Einwilligung dokumentiert wird.
4. Pilot mit zwei bis drei Personen Vier Wochen im echten Mandatsalltag, mit klaren Kriterien: Zeitgewinn je Gespräch, Fehlerquote, Akzeptanz bei Mandanten.
5. Team einführen und Regeln festhalten Was wird dokumentiert, was nicht, wer prüft die Ergebnisse frei? Eine halbe Seite Kanzleirichtlinie verhindert später Wildwuchs.