Die Fireflies-Alternative für Kanzleien: Vermerk im Vergleich

Kurzfazit

Fireflies passt zu internationalen Teams, die maximale Sprach- und Integrationsbreite zum kleinen Preis suchen und mit US-Verarbeitung sowie einem sichtbaren Bot leben können. Vermerk passt zu Kanzleien und Berufsgeheimnisträgern: Jedes Gespräch wird ohne Bot dokumentiert, auch am Besprechungstisch und bei Telefonaten am Rechner, liegt wenige Minuten später je Mandant geordnet vor und bleibt über Jahre auffindbar, mit Antworten samt Zitat und Zeitmarke. Gespeichert wird in Deutschland, verarbeitet nur in der EU, mit Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 203 StGB. Seit die großen Besprechungsplattformen fremde Bots als Sicherheitsrisiko markieren, ist der botlose Weg auch praktisch der verlässlichere.

Das Bot-Problem: Wenn die Plattform den Assistenten aussperrt

Der Fireflies-Ansatz beruht darauf, dass ein Bot als Teilnehmer in den Termin kommt. 2026 haben die Plattformen die Regeln verschärft: Google Meet markiert fremde Notetaker-Bots seit dem Frühjahr als potenzielles Risiko und lässt sie standardmäßig nicht mehr automatisch in den Termin, Microsoft Teams sortiert erkannte Bots in eine eigene Lobby-Kategorie für verdächtige Teilnehmer ein, die der Organisator ausdrücklich freigeben muss, und Administratoren können sie unternehmensweit blockieren. Für den Alltag heißt das: Ob der Assistent mitschreiben darf, entscheidet nicht mehr der Nutzer, sondern die Plattform und die IT der Gegenseite.

Vermerk umgeht das Problem architektonisch: Die Desktop-App nimmt Mikrofon und Systemaudio lokal auf dem eigenen Rechner auf, in Zoom, Teams und Meet ebenso wie bei Telefonaten am Rechner. Es gibt keinen Bot, den eine Plattform aussperren könnte, und keinen fremden Teilnehmer, den der Mandant im Termin sieht. Für Gespräche am Besprechungstisch steht ein Konferenzmikrofon in der Mitte, ein Laptop muss dafür nicht auf dem Tisch stehen.

Der Vergleich in der Übersicht

Stand August 2026, laut Anbieter-Preisseiten und Sicherheitsdokumentation.

Fireflies und die DSGVO

Fireflies bietet einen öffentlichen Auftragsverarbeitungsvertrag mit Standardvertragsklauseln, SOC-2-Testierung und eine Teilnahme am EU-US Data Privacy Framework. Das ist mehr Datenschutz-Handwerk als bei vielen US-Anbietern. Gespeichert und verarbeitet wird standardmäßig in den USA; die EU-Speicheroption gibt es nur im Enterprise-Tarif, die Verarbeitung läuft nach Anbieterangaben auch dann in den USA. Für Kanzleien kommt ein zweiter Punkt hinzu: Berufsgeheimnisträger brauchen von jedem Dienstleister eine Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 203 StGB, und die bietet Fireflies nicht an. Die Kriterien im Einzelnen zeigt die DSGVO-Prüfliste für Transkriptionstools.

Was Fireflies besser kann

• Integrationen: Über 100 Anbindungen von CRM über Projektmanagement bis Zapier, dazu eine offene API. Vermerk bietet Exporte (PDF, DOCX, Markdown) und eine REST-API, aber keinen vergleichbaren Katalog.
• Preis: Kostenloser Einstieg mit unbegrenzter Transkription und bezahlte Tarife ab 10 US-Dollar. Auf den reinen Preis gerechnet ist Fireflies kaum zu schlagen.
• Sprachvielfalt: Über 100 Transkriptionssprachen inklusive Mischsprachen-Modus. Wer täglich zwischen vielen Sprachen wechselt, ist hier besser bedient.
• Reife und Verbreitung: Seit 2016 am Markt, profitabel, riesige Nutzerbasis. Das Produkt ist erprobt und gut dokumentiert.

Preisvergleich

Fireflies kostet jährlich abgerechnet 0, 10, 19 oder 39 US-Dollar je Nutzer und Monat, Vermerk 0, 40, 80 oder 140 € netto. Der Preisabstand ist real, und er kauft zwei verschiedene Dinge. Bei Fireflies zahlt man für Transkription mit maximaler Breite. Bei Vermerk zahlt man für eine Gesprächsdokumentation, die Berufsrecht und Aufbewahrungspflichten trägt: jedes Gespräch je Mandant geordnet und mit Zitat wiederzufinden, verschlüsselt mit eigenem Schlüssel je Aufnahme, aufbewahrt bis zu zehn Jahre, mit AV-Vertrag und Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 203 StGB. Der passende Vergleichsmaßstab für Kanzleien ist die Kanzleisoftware, nicht das günstigste US-Abo.