Telefonnotiz-Vorlage: kostenlos für Word und PDF
Eine Telefonnotiz hält fest, wer wann angerufen hat, worum es ging und was zu tun ist. Die Vorlage enthält die sechs Pflichtfelder, mit denen keine Rückrufbitte und keine Zusage mehr verloren geht.
Vorlage zum Download
Kostenlos, ohne Anmeldung und ohne E-Mail-Adresse. Die PDF-Fassung eignet sich zum Ausdrucken als Block neben dem Telefon.
Die 6 Pflichtfelder einer Telefonnotiz
- Datum und Uhrzeit Wann das Gespräch stattfand. Bei Fristsachen entscheidet dieses Feld später über viel.
- Anrufer Name, Firma oder Mandat und Rückrufnummer. Die Nummer immer notieren, auch wenn sie „bekannt" ist.
- Für wen Welche Person oder Abteilung die Notiz erhalten soll.
- Anliegen Der Grund des Anrufs in ein bis drei Sätzen, mit konkreten Zahlen, Fristen oder Aktenzeichen.
- Vereinbarung Was wurde zugesagt oder verabredet: Rückruf, Unterlagen, Termin.
- Erledigung Wer übernimmt, bis wann, und ein Feld zum Abhaken. Erst dieses Feld macht die Notiz zum Arbeitsauftrag.
Beispiel: ausgefüllte Telefonnotiz
- Anrufer
- G. Hoffmann, Hoffmann GmbH, 040 123456
- Für
- StB Sander
- Anliegen
- Rückfrage zur Vorauszahlung Q4: Bescheid vom 8. August weicht von der Ankündigung ab.
- Vereinbarung
- StB Sander ruft bis morgen 12 Uhr zurück, Bescheid liegt als Scan im Posteingang.
- Erledigung
- Rückruf StB Sander bis 13. August, 12:00 Uhr. Offen.
Drei Tipps aus der Praxis
- Während des Gesprächs schreiben: Nicht danach. Zahlen, Fristen und Namen sind fünf Minuten später schon ungenau.
- Ein Kanal, nicht drei: Ob Papierblock, Formular oder Kanzleisoftware: Es sollte genau einen Ort geben, an dem Telefonnotizen landen und abgearbeitet werden.
- In die Akte, nicht in den Zettelstapel: In Kanzleien gehört jede fachliche Telefonnotiz in die Mandats- oder Handakte. Was der Mandant zugesagt bekommt, muss dort auffindbar sein. Mehr dazu im Leitfaden Mandantengespräche dokumentieren.
Der automatische Weg
Eine Telefonnotiz auf Papier erfüllt ihren Zweck am selben Tag. Drei Jahre später, wenn sich ein Mandant auf eine Auskunft am Telefon beruft, ist sie oft nicht mehr auffindbar. Telefonate, die Sie am Computer führen, über ein Softphone, ein Headset oder einen Teams-Anruf, dokumentiert Vermerk deshalb wie jede Besprechung: Aufnahme nach dokumentierter Einwilligung, wenige Minuten später ein Vermerk mit Anliegen, Vereinbarungen, Aufgaben und Fristen, abgelegt beim Mandanten.
Auf die Frage „Was haben wir Hoffmann zur Vorauszahlung gesagt?“ antwortet Vermerk mit Zitat und Zeitmarke aus dem Telefonat. Gespeichert wird verschlüsselt auf Servern in Deutschland, verarbeitet nur in der EU, mit Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 203 StGB. Für alle anderen Anrufe bleibt die Vorlage oben der verlässliche Weg.
Telefonate und Besprechungen automatisch dokumentieren
Testen Sie Vermerk für Telefonate am Computer, Videocalls und Mandantentermine vor Ort: ohne Diktat, geordnet je Mandant, auch Jahre später auffindbar.
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Häufige Fragen zur Telefonnotiz
Was gehört in eine Telefonnotiz?
Sechs Felder: Datum und Uhrzeit, Anrufer mit Rückrufnummer, Empfänger der Notiz, das Anliegen in wenigen Sätzen, die getroffene Vereinbarung und die Erledigung mit Verantwortlichem und Frist.
Wie schreibe ich eine Telefonnotiz?
Während des Gesprächs mitschreiben, unmittelbar danach vervollständigen und direkt an die zuständige Person weitergeben oder in die Akte legen. Konkrete Angaben wie Zahlen, Fristen und Aktenzeichen wörtlich notieren, den Rest knapp zusammenfassen.
Gibt es eine Telefonnotiz-Vorlage für Word?
Ja, auf dieser Seite steht eine kostenlose Vorlage als Word-Datei (DOCX) und als PDF zum Download bereit, ohne Anmeldung und ohne E-Mail-Adresse.
Lassen sich Telefonate automatisch protokollieren?
Telefonate am Computer, etwa über ein Softphone, ein Headset oder einen Teams-Anruf, ja: Vermerk nimmt sie nach Einwilligung aller Beteiligten auf und erstellt wenige Minuten später eine Notiz mit Anliegen, Vereinbarungen und Fristen, abgelegt beim Mandanten. Ohne Einwilligung ist die Aufnahme nach § 201 StGB strafbar.
Der nächste Vermerk schreibt sich von selbst.
Kostenlos starten, App laden, erstes Gespräch aufnehmen: Der fertige Vermerk liegt wenige Minuten später im Dashboard.
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