Vom Anruf zum fertigen Vermerk: Vermerk im Alltag einer DATEVasp-Kanzlei

Dokumentation kostet Sie jeden Tag Zeit

In vielen Kanzleien läuft der Großteil der Mandantengespräche über das Telefon, der Rest vor Ort oder über Zoom und Teams. Nach jedem dieser Gespräche passiert dasselbe: Aus dem Gedächtnis und ein paar Stichworten entsteht in Word ein Aktenvermerk oder eine Telefonnotiz, wird verschlagwortet und im DMS abgelegt. Das kostet nach jedem Termin Zeit, und es hat eine zweite Schwäche: In der Akte steht nur, was beim Mitschreiben hängen geblieben ist.

Gerade bei Nachfolge, Gründung oder Umstrukturierung zahlt sich Dokumentation oft erst Jahre später aus, wenn jemand wissen will, warum damals so entschieden wurde. Dann entscheidet die Qualität des Vermerks, nicht die Erinnerung.

Im Gespräch: volle Aufmerksamkeit beim Mandanten

Mit Vermerk ändert sich zuerst das Gespräch selbst. Sie klicken auf Aufnehmen, bitten Ihr Gegenüber um Einwilligung, und ab da müssen Sie nichts mehr festhalten. Kein Mitschreiben, kein Diktieren, keine Sorge, eine Zahl oder eine Frist zu verpassen. Sie hören zu, fragen nach und beraten, während das Gespräch vollständig festgehalten wird.

Die Einwilligung nach § 201 StGB wird dabei gleich miterledigt: Sie wird abgefragt, dokumentiert und auf jedem Export des Vermerks festgehalten. Aus der Formalie wird ein Klick zu Beginn.

So läuft es konkret ab

Ein Mandant ruft an

1. DATEV Telefonie zeigt Ihnen wie gewohnt, welcher Mandant anruft. Sie nehmen am Headset ab.
2. Wird aus dem Anruf Beratung, klicken Sie in Vermerk auf Aufnehmen und holen die Einwilligung ein.
3. Sie telefonieren einfach weiter. Vermerk nimmt über Ihr Headset am PC beide Seiten auf.
4. Nach dem Auflegen liegt wenige Minuten später der fertige Vermerk vor: Themen, Entscheidungen, Aufgaben und Fristen, geordnet je Mandant.

Der Mandant schickt einen Zoom-Link

1. Sie öffnen den Zoom-, Teams- oder Meet-Link wie immer auf Ihrem Rechner.
2. Aufnehmen klicken, Einwilligung zu Beginn, Meeting führen. Es tritt kein Bot dem Termin bei, für Ihre Mandanten sieht das Meeting aus wie jedes andere.
3. Nach dem Termin steht der Vermerk bereit, genauso strukturiert wie beim Telefonat.

Der Mandant sitzt bei Ihnen am Tisch

1. Ein Konferenzmikrofon steht in der Mitte des Besprechungstisches und nimmt alle Stimmen im Raum auf. Ein Laptop muss nicht auf dem Tisch stehen, Ihr Rechner kann an der Seite bleiben.
2. Sie starten die Aufnahme, holen die Einwilligung ein und führen das Gespräch. Zwischen Ihnen und dem Mandanten steht nichts.
3. Nach dem Termin liegt der Vermerk vor, mit Sprechertrennung und derselben Struktur wie beim Telefonat.

Nach dem Gespräch: prüfen statt tippen

Die Nacharbeit dreht sich um: Statt einen Vermerk zu schreiben, lesen Sie einen. Sie überfliegen das Ergebnis, korrigieren, was anders gemeint war, und exportieren den Vermerk als PDF oder Word. Abgelegt wird er dort, wo Ihre Akte lebt: in DATEV DMS, über die Eingabemaske, die Ihre Kanzlei ohnehin täglich nutzt.

Das ist der Punkt, der im Alltag den Unterschied macht, ganz ohne neue Infrastruktur: Es ändert sich nicht, wo Ihre Vermerke liegen. Es ändert sich, wie viel Arbeit es kostet, bis sie dort sind, und wie vollständig sie sind.

Wochen und Jahre später: fragen statt blättern

Der zweite Gewinn zeigt sich mit der Zeit. Jedes aufgenommene Gespräch bleibt als durchsuchbarer Vermerk mit Transkript erhalten, geordnet je Mandant. Ab dem Standard-Tarif stellen Sie einem einzelnen Gespräch Fragen: Was wurde entschieden, welche Frist wurde zugesagt, welchen Betrag wollte der Mandant einbringen. Im Premium-Tarif fragen Sie über alle Gespräche hinweg, nicht als Stichwortsuche, sondern als echte Frage nach Zusammenhängen.

Wenn ein Mandant drei Jahre nach dem Nachfolgegespräch wissen will, was damals vereinbart wurde, blättern Sie nicht durch Handakten. Sie fragen „Was haben wir Familie Sommer damals zur Übergabe zugesagt?“, und die Antwort kommt mit Zitat und Zeitmarke aus dem Gespräch.

Damit das über Jahre trägt, ist Vermerk für Berufsgeheimnisträger gebaut: Jede Aufnahme wird mit eigenem Schlüssel verschlüsselt und auf Servern in Deutschland gespeichert, verarbeitet wird nur in der EU. AV-Vertrag und Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 203 StGB sind in allen Tarifen enthalten, und die Speicherdauer reicht je nach Tarif bis zu zehn Jahre, passend zu den berufsrechtlichen Aufbewahrungsfristen. Die Einordnung dazu liefert der Leitfaden zu § 203 StGB und KI-Software.

Läuft in Ihrer bestehenden Kanzlei-IT

Vermerk wird auf den Rechnern installiert, die in Ihrer Kanzlei bereits stehen, unter Windows und macOS, einmalig und in wenigen Minuten je Gerät. In Ihrer DATEVasp-Umgebung muss dafür nichts installiert, freigegeben oder verändert werden: Vermerk nimmt auf, was an Ihrem Arbeitsplatz ohnehin zu hören ist, Ihr Mikrofon und den Ton Ihrer Gespräche. Das funktioniert neben der ASP-Sitzung genauso wie neben jedem anderen Programm.

Telefonate laufen über Ihr Headset am PC, Online-Meetings über Zoom, Teams oder Meet wie bisher, Vor-Ort-Termine über das Konferenzmikrofon. Ihre Telefonanlage, Ihre DATEV-Umgebung und Ihre Ablage bleiben, wie sie sind.