Aufnahme im Mandantengespräch: Einwilligung nach § 201 StGB richtig einholen

Was § 201 StGB verbietet

§ 201 StGB stellt unter Strafe, das nichtöffentlich gesprochene Wort eines anderen unbefugt auf einen Tonträger aufzunehmen, mit Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren. Nichtöffentlich ist praktisch jedes Mandanten-, Personal- oder Beratungsgespräch. „Unbefugt" heißt: ohne Einwilligung aller, deren Wort aufgezeichnet wird. Drei Punkte werden dabei regelmäßig unterschätzt. Erstens genügt ein bloßer Hinweis nicht, es braucht die Zustimmung. Zweitens schützt die Norm jeden Sprecher einzeln, bei drei Teilnehmern braucht es drei Einwilligungen. Drittens ist auch die heimliche Aufnahme des eigenen Gesprächs strafbar, das eigene Gesprächsbeteiligt-Sein befugt zu nichts.

Für Kanzleien kommt eine zweite Ebene dazu: Die Einwilligung muss im Zweifel Jahre später noch nachweisbar sein. Eine mündliche Zustimmung, an die sich niemand erinnert, ist juristisch wenig wert. Der Prozess muss deshalb zwei Dinge leisten: die Einwilligung einholen und sie dokumentieren.

Die drei zulässigen Wege

1. Vorab in Textform Die Einwilligung wird vor dem Termin schriftlich oder per E-Mail eingeholt, etwa zusammen mit der Terminbestätigung oder einmalig als dauerhafte Einwilligung für die laufende Mandatsbeziehung (mit Widerrufsmöglichkeit). Der stärkste Nachweis, ideal für wiederkehrende Gespräche.
2. Im Termin, mit Protokollierung Die Zustimmung wird zu Gesprächsbeginn mündlich eingeholt und unmittelbar dokumentiert: wer, wann, für welches Gespräch. Sauber ist, die Einwilligung selbst am Anfang der Aufnahme festzuhalten, dann dokumentiert sich der Nachweis von selbst.
3. Im Werkzeug dokumentiert Die Dokumentationssoftware fragt die Einwilligung vor der Aufnahme ab und protokolliert Zeitpunkt und Art der Erteilung. Bei Vermerk fragt die App vor jeder Aufnahme nach der Einwilligung; ohne dokumentierte Einwilligung wird keine Aufnahme hochgeladen. Jede Einwilligung landet im Einwilligungsregister und wird auf jedem Export vermerkt.

Formulierungshilfen für den Gesprächseinstieg

Die Hürde ist in der Praxis selten der Mandant, sondern die Verlegenheit des Beraters, die Frage zu stellen. Drei erprobte Formulierungen, von sachlich bis nutzenorientiert:

• Sachlich: „Ich würde unser Gespräch gern aufzeichnen, damit die Dokumentation vollständig ist. Die Aufnahme bleibt in der Mandatsakte und wird vertraulich behandelt. Sind Sie einverstanden?"
• Nutzenorientiert: „Damit ich mich ganz auf Ihr Anliegen konzentrieren kann statt mitzuschreiben, zeichnet unsere Kanzleisoftware das Gespräch auf und erstellt das Protokoll. Sie bekommen es im Anschluss. Einverstanden?"
• Für die Dauereinwilligung: „Wir dokumentieren Beratungsgespräche in unserer Kanzlei standardmäßig per Aufnahme, das sichert Sie und uns ab. Ich schlage vor, Sie erteilen die Einwilligung einmal für unsere Zusammenarbeit, widerrufbar jederzeit. Passt das für Sie?"

Muster für die schriftliche Einwilligung vorab, zur Anpassung an die eigene Kanzlei. Keine Rechtsberatung, bitte vom eigenen Datenschutzbeauftragten prüfen lassen.

Sonderfälle: Telefon, Video, mehrere Teilnehmer

• Telefon: Es gelten dieselben Regeln, nur fehlt der Sichtkontakt: Die Zustimmung gehört ausdrücklich an den Gesprächsanfang („Ich zeichne unser Telefonat zur Dokumentation auf, sind Sie einverstanden?") und in die Notiz. Ein automatischer Ansagetext ersetzt die aktive Zustimmung nicht.
• Videokonferenz: Der eingeblendete Hinweis der Plattform („Diese Besprechung wird transkribiert") informiert, ersetzt aber keine Einwilligung. Wer im Termin bleibt, stimmt nicht automatisch zu. Die Frage stellen, die Antworten festhalten.
• Mehrere Teilnehmer: Jeder Sprecher muss einwilligen, auch der Beirat, der nur eine Frage stellt. Kommt jemand später dazu, wird die Frage wiederholt. Verweigert einer, wird nicht aufgenommen oder die Person wird nicht aufgezeichnet, was praktisch meist auf Ersteres hinausläuft.

Wie ein Einwilligungsregister die Nachweispflicht löst

Der wunde Punkt jeder Einwilligung ist der Nachweis Jahre später: Wer hat wann, für welches Gespräch, in welcher Form zugestimmt? Genau dafür ist das Einwilligungsregister gebaut. Bei Vermerk wird vor jeder Aufnahme abgefragt, wie die Einwilligung erteilt wurde, der Eintrag landet mit Zeitstempel im Register je Workspace, jede Änderung steht im Audit-Log, und jeder Export trägt den Einwilligungsvermerk. Aus der lästigen Formalie wird ein Nebenprodukt des normalen Arbeitens, und weil der Einwilligungsvermerk an der Aufnahme hängt, finden Sie ihn Jahre später zusammen mit dem Gespräch wieder. Wie die Dokumentation insgesamt aufgebaut sein sollte, zeigt der Leitfaden Mandantengespräche dokumentieren.